Jakie zasady obowiązują przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy branży. Prowadzenie właściwej dokumentacji pracowniczej pozwala na sprawną organizację pracy, a także jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowego rozliczenia zobowiązań wobec pracowników oraz instytucji państwowych. W Polsce obowiązują konkretne zasady dotyczące gromadzenia, przechowywania i udostępniania informacji o zatrudnionych osobach. W niniejszym artykule omówimy te zasady, a także wskażemy na najważniejsze aspekty prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które warto mieć na uwadze zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Zakres dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza obejmuje wszelkie informacje dotyczące zatrudnienia danej osoby, takie jak umowa o pracę, świadectwo pracy, oświadczenia i zaświadczenia, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe. Ponadto w dokumentacji pracowniczej znajdują się również akta osobowe pracownika, które zawierają m.in. dane osobowe, informacje o przebiegu zatrudnienia, wynagrodzeniach oraz ewentualnych nagrodach i karach.

Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych każdego zatrudnionego pracownika. Obowiązek ten wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz innych ustaw, takich jak ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych czy ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca ma obowiązek sporządzić i przechowywać akta osobowe pracowników, a także dbać o ich aktualność i kompletność. Pomocna będzie wówczas współpraca z księgową w Białymstoku.

Forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku formy papierowej, dokumenty powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz ochronę przed uszkodzeniem czy zniszczeniem. Natomiast jeśli chodzi o formę elektroniczną, ważne jest stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz możliwość ich odtworzenia w razie potrzeby.

Terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez określony czas, wynikający z przepisów prawa. W przypadku akt osobowych pracowników, termin ten wynosi 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia. Inne dokumenty, takie jak umowy o pracę czy świadectwa pracy, powinny być przechowywane przez co najmniej 10 lat. Warto jednak pamiętać, że niektóre dokumenty mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania, na przykład ze względu na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Prawa pracownika w zakresie dokumentacji pracowniczej

Pracownik ma prawo do wglądu w swoją dokumentację pracowniczą oraz uzyskania jej kopii. Ponadto pracownik może żądać sprostowania lub uzupełnienia swoich danych, jeśli uzna je za nieprawdziwe lub niekompletne. W przypadku zakończenia zatrudnienia, pracownik ma również prawo do otrzymania świadectwa pracy oraz ewentualnych innych dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia i osiągnięcia zawodowe.